Asiakasrekisterin tietosuojaseloste
EU:n Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)(GDPR) mukaisesti
1. Rekisterinpitäjä
Oulun askartelu ja kehys Oy
Kaisaniemenkatu 7
00100 Helsinki
Y-tunnus: 0866103-0
Yrityksen aputoiminimi on Hobby Point. Yrityksestä käytetään jäljempänä nimeä "Hobby Point".
Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa
Hobby Point
Kaisaniemenkatu 7
00100 Helsinki
hobby@hobbypoint.fi
2. Rekisteröidyt
Etämyynnin asiakkaat, yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot, Märklin Insider Club tilausasiakkaat, tilausvihkoasiakkaat, huoltosopimuksen tehneet asiakkaat ja sähköpostitse yhteyttä ottaneiden potentiaalisten asiakkaiden tiedustelut.
3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin pitämisen peruste:
- Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassopimuksen ja -suhteen perusteella
- Oikeudellinen etu henkilötietojen käsittelyssä
Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:
- Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito sekä palvelun ja sopimuksen tuottaminen
- Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin
4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:
- Yhteystiedot: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- Asiakastiedot: asiakasnumero, tiedot ostetuista tuotteista ja/tai palveluista, ostokäyttäytyminen
- Yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
5. Rekisterin suojausperiaatteet
Tietoja säilytetään Hobby Pointin tiloissa paperimuodossa asianmukaisesti ulkopuolisten ulottumattomissa ja sähköisessä muodossa käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Rekisteri on suojattu asiamukaisesti ulkopuolisilta hallinnollisin ja teknisin suojakeinoin. Rekisterin käyttöä on rajattu työtehtävien mukaisesti.
6. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Hobby Point, Kaisaniemenkatu 7, 00100 Helsinki. Hobby Point vastaa pyyntöihin kirjeitse.
- Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
- Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
- Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
- Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku2, 10§) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
- Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
- Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:
- Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä ja jatkuessa, puhelimitse, sähköpostitse, myymälässä tai postitse.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja säännönmukaisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Hobby Pointin ulkopuolelle.
Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmannelle osapuolelle asiakassopimuksen täytäntöönpanon mahdollistamiseksi. Tästä esimerkkinä kuljetusyhtiölle luovutettuja tietoja tilauksen toimituksen mahdollistamiseksi.
9. Käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään tiedon luonteelle ja käyttötarkoitukselle katsottu tarpeellinen aika. Käsittelyn kestoa kuitenkin pyritään minimoimaan ja poistamme turhaa tietoa oma-aloitteisesti.
- Lähetettyjä sähköpostiviestejä säilytämme 4 vuotta. Sähköpostitse saapuneita reklamaatioita säilytämme 6 vuotta.
- Tilausvihkoon kirjatut tiedot ja tuotetiedustelut myymälässä säilytetään 2 vuotta. Tietoja voidaan kuitenkin poistaa nopeammin esimerkiksi jos tilaus tai tuotekysely on hoidettu ja asiakasta informoitu.
- Sähköiseen muotoon kirjatut asiakastiedot säilytetään 6 vuotta. Tietoja kuitenkin päivitetään asiakkuuden jatkuessa.
- Märklin Insider Club asiakirjat säilytetään 2 vuotta
- Sähköpostitse yhteyttä ottaneiden potentiaalisten asiakkaiden tiedustelut poistetaan käsittelyn jälkeen.
- Huoltosopimuksen tehneiden asiakkaiden asiakirjat säilytetään 2 vuotta.
- Yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot säilytetään 6 vuotta. Tietoja kuitenkin päivitetään asiakkuuden jatkuessa.
10. Henkilötietojen käsittelijät
Henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjä ja tämän henkilökunta.
Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Tällaisia osapuolia ovat Posti Oy, Matkahuolto Oy ja Winpos Oy (sähköisessä muodossa olevan asiakasrekisterin laitetoimittaja ja tekninen tuki).
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
