Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

EU:n Yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) (GDPR) mukaisesti

1. Rekisterinpitäjä

Oulun askartelu ja kehys Oy
Kaisaniemenkatu 7
00100 Helsinki

Y-tunnus: 0866103-0

Yrityksen aputoiminimi on Hobby Point, yrityksestä käytetään jäljempänä nimeä ”Hobby Point”.

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Hobby Point
Kaisaniemenkatu 7
00100 Helsinki
hobby@hobbypoint.fi

2. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat etämyynnin asiakkaat, yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, Märklin Insider Club tilausasiakkaat, myymälässä ja/tai puhelimitse tuotetilauksen yhteydessä yhteystiedot jättäneet asiakkaat, kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta ja sähköpostitse yhteyttä ottaneet asiakkaat, huoltosopimuksen tehneet asiakkaat ja muutoin henkilötietoa jättäneet asiakkaat, esimerkiksi sosiaalisen median kautta.

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

• Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassopimuksen ja -suhteen perusteella
• Oikeudellinen etu henkilötietojen käsittelyssä

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:

• Asiakassuhteen hoitaminen ja yhteydenpito sekä palvelun ja sopimuksen tuottaminen.
• Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• Yhteystiedot: nimi, osoite, postinumero, postitoimipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• Asiakastiedot: asiakasnumero, tiedot ostetuista tuotteista ja/tai palveluista, ostokäyttäytyminen
• IP-osoite
• Yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

5. Evästeet

Sivustollamme käytetään evästeitä. Evästeiden käyttö on välttämätöntä verkkokaupan toimivuuden kannalta.

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoihin tallennettuja tietoja, jotka tallennetaan tietokoneellesi tai muulle laitteellesi, kun verkkosivustot ladataan selaimeen.

Voit hallita ja poistaa itse evästeitä käyttämälläsi selaimella.

Käytössä olevat evästeet:

woocommerce_cart_hash | woocommerce_items_in_cart

Käytössä olevat evästeet, ovat aktiivisia istunnon ajan.

6. Rekisterin suojausperiaatteet

Tietoja säilytetään Hobby Pointin tiloissa paperimuodossa asianmukaisesti ulkopuolisten ulottumattomissa ja sähköisessä muodossa käyttäjätunnusten ja salasanojen takana. Rekisteri on suojattu asiamukaisesti ulkopuolisilta hallinnollisin ja teknisin suojakeinoin. Rekisterin käyttöä on rajattu työtehtävien mukaisesti.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä osoitteeseen Hobby Point, Kaisaniemenkatu 7, 00100 Helsinki. Hobby Point vastaan pyyntöihin kirjeitse.

• Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
• Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.
• Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

• Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
• Rekisteröidyllä on oikeus tehdä tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä ja jatkuessa, puhelimitse, sähköpostitse, myymälässä, kotisivujen ja verkkokaupan kautta tai postitse.

9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Hobby Pointin ulkopuolelle.

Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kolmannelle osapuolelle asiakassopimuksen täytäntöönpanon mahdollistamiseksi. Tästä esimerkkinä kuljetusyhtiölle luovutettuja tietoja tilauksen toimituksen mahdollistamiseksi, tekninen tuki kotisivujemme ylläpidossa ja sosiaalinen media.

Tarvittaessa luovutamme tietoja myös viranomaisille. Informoimme tietopyynnöistä aina myös asiakasta, jos se on lain puitteissa sallittua.

10. Käsittelyn kesto

Tietoja säilytetään tiedon luonteelle ja käyttötarkoitukselle katsottu tarpeellinen aika. Käsittelyn kestoa kuitenkin pyritään minimoimaan ja poistamme turhaa tietoa oma-aloitteisesti.

• Lähetettyjä sähköpostiviestejä säilytämme 4 vuotta. Sähköpostitse saapuneita reklamaatioita säilytämme 6 vuotta.
• Tilausvihkoon kirjatut tiedot ja tuotetiedustelut myymälässä säilytetään 2 vuotta. Tietoja voidaan kuitenkin poistaa nopeammin esimerkiksi jos tilaus tai tuotekysely on hoidettu ja asiakasta informoitu.
• Sähköiseen muotoon kirjatut asiakastiedot säilytetään 6 vuotta. Tietoja kuitenkin päivitetään asiakkuuden jatkuessa.
• Märklin Insider Club asiakirjat säilytetään 2 vuotta
• Sähköpostitse yhteyttä ottaneiden potentiaalisten asiakkaiden tiedustelut poistetaan käsittelyn jälkeen
• Huoltosopimuksen tehneiden asiakkaiden asiakirjat säilytetään 2 vuotta
• Yritysten/laitosten/yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot säilytetään 6 vuotta. Tietoja kuitenkin päivitetään asiakkuuden jatkuessa.

11. Henkilötietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjä ja tämän henkilökunta.

Satunnaiset kolmannet osapuolet Hobby Pointin pyynnöstä esimerkiksi verkkosivujen kehittäjä, laitetoimittajat ja logistiikan palvelut, kuten Posti Oy, Matkahuolto Oy esimerkiksi ongelmatilanteissa.  Näissä tapauksissa tietoja ei käytetä kolmansien osapuolten tarkoituksiin tai jaeta ulkopuolisille.

12. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

13. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.